Intern kontroll och riskhantering avseende
den finansiella rapporteringEN 2010

Rapport om intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskapsåret 2010 har upprättats och avgivits av styrelsen i enlighet med bolagsstyrningskoden och den vägledning som framtagits av FAR SRS och Svenskt Näringsliv samt med tillämpning av den tillämpningsanvisning för år 2007 som meddelats av Kollegiet för svensk bolagsstyrning. Rapporten beskriver hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad. Årets rapport följer här.

Internkontroll

Billerud har satt upp följande mål för den interna kontrollen.

1. Regelefterlevnad

Den ska tillse att Billerud efterlever tillämpliga lagar och förordningar.

2. Finansiell rapportering

Den ska säkra att Billeruds finansiella rapportering är tillförlitlig och ger ledning, styrelse samt aktieägare ett fullgott underlag för att bedöma utvecklingen.

3. Operativ verksamhet

Den ska tillse att bolagets verksamhet är ändamålsenlig, effektivt organiserad och bedrivs på ett sätt så att de risker som finns för att verksamheten inte ska nå sina finansiella och operativa mål kontinuerligt bedöms och hanteras. För att nå dessa mål bedrivs det löpande arbetet i en process, som baseras på det ramverk för intern kontroll som finns utgivet av Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Processen omfattar en kontrollmiljö som skapar disciplin och struktur för de övriga fyra komponenterna i processen – Riskbedömning, Kontrollaktiviteter, Information & Kommunikation och Uppföljning, vilka närmare beskrivs nedan.

Processen styrs på övergripande nivå av styrelsen och revisionsutskottet och på en operativ nivå av VD, ledningsgruppen och övriga medarbetare. I processen beaktas speciellt att tillämpningen av den interna kontrollen uppnår en balans mellan kontrollaktiviteter och utvecklingen av en effektiv kontrollmiljö med eget ansvarstagande i hela organisationen.

Prioriterade områden under 2010

Under verksamhetsåret 2010 har arbetet med intern kontroll speciellt fokuserats på utveckling av en gemensam ekonomimodell och kodstruktur för de svenska enheterna och ett gemensamt ekonomisystem. Utveckling av enhetliga rutiner och ett gemensamt arbetssätt så långt det är möjligt.

Finansiell rapportering

• Utveckling av en gemensam ekonomimodell och kodstruktur för de svenska enheterna och ett gemensamt ekonomisystem. Utveckling av enhetliga rutiner och ett gemensamt arbetssätt så långt det är möjligt.

Operativa risker

• Vidareutveckling av processer och organisation för produktionen.

Extern finansiell rapportering

Den redogörelse som nu följer har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning och gällande tillämpningsanvisningar och utgör styrelsens rapport om intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen syftar till att ge adekvat säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen i form av delårsrapporter, bokslutskommunikéer, årsredovisningar och att den externa finansiella rapporteringen är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav på noterade bolag.

Kontrollmiljö

En god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete. Styrelsens arbetsordning, arbetsordningarna för styrelsens utskott samt VD-instruktionen syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens identifierade risker. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen, såsom redovisnings- och rapportinstruktioner, finanspolicy, finansiella mål samt beslutat om en adekvat organisation, inklusive bolagets ledningsgrupp. Koncernledningen rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Härtill kommer en rapportering från revisionsutskottet. Koncernledningen ansvarar för att nödvändiga interna kontroller genomförs som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Här ingår riktlinjer för att berörda anställda ska förstå sin roll för upprätthållandet av god intern kontroll.

Riskbedömning och kontrollaktiviteter

Bolaget har en metod för bedömning av risken för fel i den finansiella rapporteringen. Bolaget identifierar kontinuerligt poster där risken för väsentliga fel är förhöjd. Avstämning har gjorts i slutet av 2010, och kommenteras i avsnittet Riskhantering och känslighetsanalys och i not 32 i Årsredovisning 2010.

Information och kommunikation

Väsentliga riktlinjer, manualer med mera av betydelse för den finansiella rapporteringen uppdateras och kommuniceras löpande till berörda medarbetare. För att erhålla väsentlig information från medarbetarna finns det såväl formella som informella informationskanaler till koncernledningen och styrelsen. För extern kommunikation finns riktlinjer som säkerställer att bolaget lever upp till högt ställda krav på korrekt information till finansmarknaden.

Uppföljning

Revisionsutskottet genomför ett beredande arbete inför styrelsens utvärdering av den information som koncernledningen samt bolagets revisorer lämnar. Revisionsutskottets arbete omfattar också att å styrelsens vägnar säkerställa att åtgärder vidtas rörande de brister och förslag till åtgärder som framkommit vid den externa revisionen.

Intern revision

Med hänsyn till internkontrollens organisation och de uppföljningar som sker genom ekonomi- och controllerorganisationen har styrelsen bedömt att behovet av en separat intern revision eller granskningsfunktion för närvarande inte föreligger.